Preguntas frecuentes para empleadores
La información contenida a continuación es de carácter general y no pretende ni puede considerar como asesoramiento legal u opiniones consultivas. Si tienes preguntas legales, te sugerimos que busques asesoramiento legal. Las respuestas a preguntas específicas suelen variar según hechos e información que no se revelen o que no sean fácilmente evidentes.
1. ¿Estoy obligado a contratar un seguro de compensación laboral?
La ley de Virginia exige que un empleador que emplee de manera regular a más de dos empleados a tiempo parcial o completo tenga compensación laboral. Si una compañía contrata subcontratistas para realizar el mismo oficio, negocio u ocupación, o para cumplir un contrato, los empleados del subcontratista se incluyen al determinar el número total de empleados para los requisitos de cobertura. Los cargos ejecutivos también cuentan como empleados. Si el número total de empleados supera dos, se requiere compensación laboral. La compensación laboral es obligatoria para aquellos empleadores que cumplen los requisitos legales.
2. ¿Es necesario que un empresario individual sin empleados tenga seguro de compensación laboral?
No. Un empresario individual que no tenga empleados y no contrate subcontratistas no está obligado por ley a tener cobertura de compensación laboral. Una persona que no esté obligada por ley a tener cobertura puede obtenerla voluntariamente.
3. Soy empresario individual y no tengo empleados; ¿Puedo obtener un Formulario de Exención?
La Comisión no proporciona un formulario de exención ni exención para un empleador que no esté obligado a tener cobertura según la Ley. Algunos estados ofrecen este formulario, pero Virginia no.
4. ¿Cómo obtiene un empleador un seguro?
Existen varias opciones para obtener cobertura:
- Contrata una póliza a una aseguradora autorizada en Virginia
- Obtener la aprobación de la Comisión para ser autoasegurado (debe cumplir los requisitos mínimos)
- Hazte afiliado a una asociación autoasegurada con licencia grupal
- Hazte afiliado a un grupo de autoseguro de gobierno local
- Firmar un acuerdo de Servicios Profesionales para Empleadores con un PEO registrado en Virginia
5. ¿Puedo contratar un seguro con la Comisión?
La Comisión no ofrece cobertura de seguro. La cobertura está disponible a través de un agente de seguros o aseguradora.
Las dos organizaciones de seguros estatales mantienen la membresía de la mayoría de los agentes:
- Los Agentes Independientes de Seguros de Virginia, 804por teléfono -747-9300, sitio web: iiav.com
- La Asociación de Agentes Profesionales de Seguros de Virginia y el Distrito de Columbia, 804telefónico -264-2582, sitio web: piavadc.com
6. ¿Cuánto cuesta el seguro de compensación laboral?
El costo de una póliza de compensación laboral se determina por tres factores principales:
1) el tipo de trabajo realizado (código de clasificación),
2) nóminas, y
3) historial de experiencia o pérdidas.
Las tarifas del seguro de compensación laboral son más altas para industrias más peligrosas y para compañías con reclamaciones más frecuentes.
Aunque las tarifas las establece la Oficina de Seguros cada año, las aseguradoras pueden ofrecer descuentos o créditos, por lo que la prima puede variar según la aseguradora.
La mejor manera de obtener una idea precisa del costo de la póliza es contactar con un agente de seguros o aseguradora y obtener uno o más cotizaciones.
7. ¿Cómo puedo contactar con el Fondo Estatal de Virginia?
Virginia no tiene un Fondo Estatal. La cobertura está disponible a través de un agente de seguros o aseguradoras.
8. No puedo obtener cobertura de un agente de seguros o aseguradora, ¿qué puedo hacer?
Un empleador que no pueda obtener cobertura en el mercado voluntario puede contactar con el Consejo Nacional de Seguros de Compensación (NCCI), que gestiona el mercado de riesgo asignado de Virginia. Teléfono: 1-800-622-4123.
9. Solo contrato a autónomos, ¿necesito cobertura?
Designar a un trabajador como "Contratista Independiente" o pagarle en un 1099 no define el estatus laboral del trabajador.
Si una persona es o no un "empleado" está regulado por principios del common law. Generalmente se considera empleado a una persona si:
- Son seleccionados
- Pueden ser desestimados
- Ganan salario o salario
- Se ejerce control sobre los medios y métodos por los que se realiza el trabajo
El último factor es el que más peso tiene. Si la investigación indica que se ejerce "control" sobre el trabajador,
Probablemente el trabajador debería ser contado como empleado a efectos de cobertura.
10. ¿Son empleados los voluntarios?
Generalmente, los voluntarios que no reciben remuneración o no son empleados bajo la Ley de Compensación Laboral de Virginia.
Sin embargo, si una compañía desea cubrir a un voluntario, puede ser respaldado en una póliza.
11. ¿Puedo eximir a un empleado de mi política?
La compensación laboral es obligatoria, es decir, es obligatoria por ley; Por lo tanto, un empleador no puede excluir a un empleado o empleados individuales de una política, ni por renuncia ni por ningún otro medio. Para un empleador que está obligado a tener cobertura, todos los empleados están cubiertos y no pueden ser exentos.
Los únicos empleados que pueden "rechazar" la cobertura son los directivos y los gestores de LLC, porque la ley les permite rechazar afirmativamente la cobertura si así lo deciden. Para rechazar la cobertura, la compañía debe tener una cobertura válida y el funcionario o gerente debe presentar un formulario de Rechazo de Cobertura ante la Comisión para su aprobación, además de presentar una copia ante la aseguradora.
12. ¿Están los directivos corporativos exentos de cobertura?
No. Según la ley de Virginia, los directivos ejecutivos (directivos corporativos) y los directivos de LLC se definen como empleados. Un cargo ejecutivo se define por la ley como el presidente, vicepresidente, secretario, tesorero u otro cargo elegido u designado conforme a la carta y los estatutos, y el gestor de la LLC elegido o nombrado conforme a los estatutos o acuerdo operativo de una LLC. Estas personas son empleados aunque no realicen trabajos regulares para la compañía ni perciban un salario fijo.
Las únicas excepciones son los funcionarios no remunerados de una corporación 501(c)(3) exenta de impuestos o asociaciones de propietarios según se definen en la Sección 55-509.
13. Somos una compañía de Virginia con cuatro afiliados a la LLC y ningún empleado. ¿Están los afiliados a la LLC exentos de los requisitos de cobertura?
Según la ley de Virginia, una sociedad de responsabilidad limitada (LLC) se identifica como empleado y un afiliado a una LLC que tenga solo un miembro no está cubierto por la Ley a menos que notifique específicamente a la aseguradora su elección para estar cubierto. El estatuto no menciona a varios miembros.
Por ello, es importante hacer preguntas adicionales si hay varios miembros para determinar si alguno realiza trabajo para la compañía y recibe una compensación como empleado. Si un miembro realiza trabajo y recibe un pago como empleado, separado de sus funciones como membro, entonces debería contar como empleado. Un miembro puede tener dos roles, uno como miembro y otro como empleado.
14. Recibimos un aviso de que nuestra póliza se canceló. Tenemos nueva cobertura. ¿Qué necesitas de mí?
Si obtuvo una nueva cobertura, envíe la prueba de cobertura que consiste en la carpeta, la Página de Declaración o la Página de Información a la Comisión por correo (VWC, 333 E. Franklin Street, Richmond VA 23219), o por fax (804-418-4917).
No aceptamos Certificados de Seguro como prueba de cobertura porque no contienen información suficiente.
15. ¿Es suficiente mi póliza de accidentes laborales en lugar de una póliza de compensación laboral?
Si eres un empleador obligado por ley a tener una compensación laboral, ningún otro tipo de seguro puede sustituir a la compensación laboral.
16. Somos una compañía con sede fuera de Virginia y solo realizamos trabajos en Virginia de forma temporal. ¿Necesitamos cobertura? Entiendo que nuestro estado tiene reciprocidad con muchos estados.
La ley de Virginia exige cobertura de compensación laboral en Virginia para trabajos realizados o subcontratados en Virginia, incluso si es trabajo temporal. Virginia no tiene reciprocidad con ningún otro estado.
17. Estamos ubicados fuera de Virginia y tenemos cobertura, pero recibimos un aviso de la Comisión diciendo que nuestra cobertura es insuficiente. ¿Qué significa esto?
Si tienes una cobertura válida fuera de Virginia, probablemente no tengas una cobertura adecuada en Virginia. Virginia debe figurar en el Punto 3A de la póliza, que corresponde a la exposición conocida. La inclusión en Virginia en el Ítem 3C de la póliza no es suficiente para trabajar en Virginia. Si tu aseguradora no tiene licencia en Virginia, entonces es necesario contar con una póliza separada con una aseguradora autorizada en Virginia.
18. Soy una compañía de Virginia que consiguió trabajo en otro estado. ¿Cubrirá mi seguro de Virginia a los empleados mientras estén fuera del estado?
En caso de que un trabajador sufra una lesión en otro estado, la parte lesionada puede elegir dónde presentar la reclamación. Deberías consultar con la comisión de compensación laboral de la otra jurisdicción para determinar si tu póliza es suficiente para cumplir con sus requisitos de cobertura.
La ley de lesiones extranjeras establece:
Un. Cuando ocurre un accidente mientras el empleado está empleado en otro lugar distinto a este Commonwealth que le daría derecho a él o a sus dependientes a una compensación si ocurrió en este Commonwealth, el empleado o sus dependientes tendrán derecho a una compensación si:
1. El contrato de trabajo se celebró en esta Commonwealth; y
2. El lugar de trabajo del empleador se encuentra en esta Commonwealth;
siempre que el contrato de trabajo no fuera expresamente para servicios exclusivos fuera de la Commonwealth.
B. Sin embargo, si un empleado recibe una compensación o daños según las leyes de cualquier otro estado, nada de lo aquí contenido se interpretará de modo que permita una compensación total por la misma lesión mayor a la prevista en este título.
19. ¿Ofrece Virginia un descuento en el seguro de compensación laboral para un lugar de trabajo libre de drogas?
Sí, las aseguradoras están obligadas por ley a ofrecer un descuento en la prima de hasta el 5% a los empleadores que establezcan y mantienen un programa de trabajo libre de drogas. Cada aseguradora debe establecer sus propios criterios de descuento.
20. ¿Ofrece Virginia un descuento en el seguro de compensación laboral para un programa de seguridad laboral?
No existe ninguna disposición de la Ley de Compensación para Trabajadores de Virginia ni ningún programa de la Comisión que ofrezca un descuento de seguro para un programa de seguridad laboral; Sin embargo, una aseguradora puede ofrecer un crédito o descuento para el programa de seguridad laboral de un empleador o para esfuerzos de seguridad laboral.
21. Estoy contratando auxiliares de enfermería para cuidar de mi madre enferma en mi casa. ¿Necesito la compensación laboral para cubrir a los auxiliares de enfermería?
No, el empleo doméstico es un tipo de empleo para el que no se requiere compensación laboral. El hogar o propietario no está obligado por ley a obtener cobertura para uno o más trabajadores que realizan trabajos para el cuidado, comodidad y conveniencia de los miembros del hogar. No hay un límite numérico al número de empleados domésticos que puedes tener realizando trabajo para ti, tu hogar o los afiliados a tu hogar.
Sin embargo, una compañía que realiza trabajos en el hogar de las personas no tiene derecho a reclamar la excepción de empleo doméstico.
22. Nos auditaron y ahora nos están cobrando una prima de auditoría por dos contratistas independientes que contratamos el año pasado. ¿Puede la aseguradora hacer esto?
Un empleador es facturado en el inicio de la póliza en función de la exposición estimada. La aseguradora suele realizar una auditoría al final del periodo de la póliza (normalmente un año) para determinar la exposición real. En caso de que una compañía contrate a un contratista o subcontratista independiente, este representa la exposición ante la aseguradora; Por tanto, el empleador debe obtener pruebas de cobertura de todos los contratistas independientes o subcontratistas contratados.
Para quienes cuentan con prueba válida de cobertura proporcionada en la auditoría, el empleador no debería cobrar prima. Si no hay prueba de cobertura o no es válida, la aseguradora puede cobrar una prima de auditoría por esa exposición adicional.
23. ¿Hay alguna forma de verificar la cobertura de los subcontratistas que contrato?
Existe una herramienta de búsqueda de cobertura de seguros disponible en el sitio web de la Comisión que permite al público buscar cobertura del empleador por nombre de la compañía o por número de identificación federal del empleador. La herramienta de búsqueda de cobertura de seguros está disponible en:
Por favor, ten en cuenta que esta herramienta de búsqueda cubre únicamente la cobertura de seguros comerciales y no muestra empleadores autoasegurados. También puede llamar al Departamento de Seguros de la Comisión a 8042053586 para pedirnos que comprobemos la cobertura.
24. Nos notificaron que nuestros códigos de clasificación cambiaron y que nuestra prima de seguro subió significativamente. ¿Cómo puedo impugnar esto?
El seguro de compensación laboral está bajo doble regulación en Virginia, como en la mayoría de los estados. Para asuntos relacionados con códigos de clase y subscripción, la mejor fuente de información es la Oficina de Seguros en la Comisión Estatal de Corporaciones.
Email: bureauofinsurance@scc.virginia.gov
Teléfono: 804-371-9185
25. El costo de mi seguro de accidentes laborales subió recientemente. ¿Puedo deducir una parte del costo del salario de mis empleados?
No. No es legal que ningún empleador desconte ninguna parte del costo del seguro de compensación laboral del salario de un empleado ni aplicar ninguna contribución. Un empleador que incumpla esta disposición de la ley está sujeto a una multa de hasta100 $ por cada infracción y está obligado a reembolsar al empleado cualquier cantidad deducida o aportada.
26. Mi aseguradora no quiso renovar mi póliza. Ahora quieren que participe en una auditoría y me piden todo tipo de información. ¿Tengo que cooperar?
Estás obligado a colaborar con la auditoría. Con el seguro de compensación laboral, una aseguradora solo puede estimar la exposición al inicio del periodo de la póliza. Por ello, es práctica habitual que al finalizar el año de la póliza la aseguradora realice una auditoría para determinar la exposición real durante el año de la póliza. La aseguradora también puede cobrar una prima de auditoría si a través de la auditoría determina que la exposición fue mayor de la estimada original.
27. ¿Existe alguna penalización económica para un empleador que no tiene la cobertura adecuada?
Sí. De acuerdo con el § 65.2-805, un empleador que no cerciore cuando lo requiera la Ley recibirá una multa civil de hasta250 $ por día por cada día sin seguro, sujeto a una sanción civil máxima de50$ ,000.00 Más los costos.
Para preguntas adicionales
Por favor, contacte con el Departamento de Seguros de la Comisión por teléfono o email:
Teléfono: (804) 205-3586
Email: vwcinsurance@workcomp.virginia.gov